Von führenden Zeitmanagement-Experten wird empfohlen, die E-Mails im Büro z.B. nur dreimal am Tag abzurufen – also früh, mittags und kurz vor Feierabend. So sollen neu eintreffende E-Mails nicht von seiner gerade durchgeführten Tätigkeit ablenken. An den richtigen Briefkasten geht man ja schließlich auch nur ein- bis zweimal am Tag und die E-Mail wird von diesen Experten scheinbar prioritätsmäßig einem richtigen Briefs gleichgesetzt. Doch das mag in der Theorie alles sehr gut klingen, in der Praxis scheitert dieser ach so tolle Tipp gewaltig.

Ein nicht fiktives Beispiel: „Ich habe Ihnen die Datei zur Druckfreigabe gerade per E-Mail geschickt. Können Sie bitte schnell freigeben, damit wir den Liefertermin einhalten?“ sagt mir der Mitarbeiter der Druckerei gegen 11 Uhr am Telefon. Daraufhin muss ich leider mein E-Mail-Programm außerhalb der mir auferlegten Leerzeiten öffnen. Neben der Druckfreigabe rutschen noch zehn weitere E-Mails in den Posteingang. Und es fällt schwer, diese nicht zu beachten und schon ist man wieder voll drin – im Zeitmanagement-Dilemma. Welche Mail soll ich als erstes beantworten, welche Antwort kann ich verschieben und vor allen Dingen: was wird mit dem Projekt an dem ich gerade gearbeitet habe, bevor ich das E-Mail-Fach geöffnet habe?

Es wird von nicht wenigen Zeitgenossen auch erwartet, dass man seine E-Mails möglichst sofort liest und beantwortet, d.h. sie ist von der Priorität ganz weit oben angesiedelt: „Und was sagst Du?“ fragt mich die Stimme des Kollegen am Telefon. „Zu was?“ meine ich. „Na ich habe Dir doch vor fünf Minuten eine E-Mail mit meinen Entwürfen geschickt.“ Oder: "Wo bleibst Du denn?" fragt die Kollegin, nachdem sie eine halbe Stunde vorher einen kurzfristigen Termin versendet hat.

Auch die mobile E-Mail-Nutzung macht die verzwickte Lage nicht leichter. Und das „Tolle“ daran ist, dass man über neue Mails gleich per Push-Nachricht auf seinem Smartphone informiert wird. Ach und dann versendet man ja auch selbst ab und zu E-Mails und bringt andere Menschen in das angesprochene Dilemma. Doch zum Senden einer neuen Mail muss man ja auch selbst wieder das E-Mail-Programm öffnen. Es ist einfach Teufelskreis!

Nein, liebe Zeitmanagement-Experten, es funktioniert einfach nicht "diszipliniert zu sein", wie Ihr so schön sagt und schreibt! Und es wird auch nicht funktionieren. Und es soll eigentlich auch nicht funktionieren, denn man ist wie gesagt nicht nur passiver sondern auch aktiver E-Mail-Nutzer. Die E-Mail ist schon eine tolle Erfindung und jedenfalls im Berufsalltag nicht mehr wegzudenken, aber bei manch einer E-Mail sollte vielleicht der Inhalt noch einmal geprüft werden, bevor sie gesendet wird. Und auch ein Überprüfen der Empfängerliste schadet manchmal nichts.

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